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Pressekonferenz: So laden Sie Presse, Funk und Fernsehen ein

Sie haben etwas zu berichten, das die Öffentlichkeit unbedingt erfahren sollte? Dann laden Sie die Presse ein! Pressekonferenzen (PK) eignen sich auch heute immer noch hervorragend, um Kontakte zu Medienvertretern aufzubauen und zu pflegen und das eigene Unternehmen (immer wieder) ins Gespräch zu bringen. Sie sollten aber dosiert eingesetzt werden. So laden Sie Presse, Funk und Fernsehen – und andere Influencer – ein:

Vorteil Pressekonferenz

Presse, Funk und Fernsehen und vielleicht auch Influencer aus den sozialen Medien ins eigene Unternehmen einzuladen, scheint praktisch, um „mal eben“ ein paar Neuigkeiten kundzutun. Doch Vorsicht: Pressekonferenzen kosten Zeit, Geld und personelle Kapazitäten – und das sowohl im eigenen Haus als auch bei den Medienvertretern. Laden Sie daher nur zu einer Pressekonferenzen, wenn Sie wirklich etwas Spannendes, Neues oder so Komplexes zu erzählen haben, das sich nicht ohne Weiteres am Telefon oder per Mail erklären lässt. Sinnvoll ist eine PK auch immer dann, wenn Sie unterschiedliche Meinungen verschiedener Parteien beleuchten oder mehrere Themen von den entsprechenden Fachleuten erklären lassen wollen.

Nachteil Pressekonferenz

Eine Pressekonferenz bindet zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen – bei Ihnen genauso wie in den Redaktionen. Damit sich die PK für beide Seiten auszahlt, sollte sie gründlich vor- und nachbereitet und selbstverständlich optimal durchgeführt werden. Die nachfolgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

10 Tipps für Ihre Pressekonferenz

Tipp 1: Presseverteiler / Medienverteiler
Sie haben ein Thema, über das Sie umfassend informieren möchten? Dann überlegen Sie, welche Pressevertreter und Influencer Sie einladen möchten! Hat das Thema lediglich lokale oder überregionale Bedeutung? Im ersten Fall wird es nur die lokalen Medien interessieren, im zweiten können und sollten Sie sich auch an die „großen“ überregionalen Medien wenden. Bei Fachthemen oder branchenspezifischen Neuigkeiten recherchieren Sie nach Fachzeitschriften und -portalen, in denen ihre News bei den Lesern auf die richtige Zielgruppe treffen.

Wenn Sie noch keinen Presse- bzw. Medienverteiler haben, legen Sie sich einen solchen an, in dem Sie sich auch Notizen über Medium und Ansprechpartner machen können.

Tipp 2: Presseeinladung / Medieneinladung
Laden Sie Ihre Gäste per Mail ein! Die meisten Redaktionen arbeiten hauptsächlich mit freiberuflichen Journalisten zusammen, die nur selten vor Ort in der Redaktion vorbei schauen. Eine E-Mail können die zuständigen Redakteure daher schneller und einfacher an den passenden Mitarbeiter weiterleiten als eine gedruckte Einladung. Wenn Sie Ihre Medienvertreter mit Namen kennen, schreiben Sie sie persönlich an.

Teilen Sie den Gästen in der Einladung Thema, Agenda, Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer mit. Planen Sie vor dem eigentlichen Pressegespräch Zeit für Fotos ein. Fotografen haben es meist eilig und warten nur ungern bis ihre schreibenden Kollegen alle Infos erhalten haben.

Wie lange im Voraus Sie die Einladung verschicken sollten, hängt im Wesentlichen davon ab, wie viel Vorlauf Ihr Thema überhaupt erlaubt und ob es nur lokale oder überregionale Bedeutung hat. Sollen überregionale – ggf. sogar internationale – Medienvertreter an Ihrer Konferenz teilnehmen, müssen Sie den Gästen auf jeden Fall mehr Zeit für die Reiseplanung einräumen.

MEIN TIPP: ZEIT FÜR FOTOGRAFEN EINPLANEN!

Fotografen haben es (fast) immer eilig. Oftmals haben Sie mehrere Fototermine zum selben Zeitpunkt abzuarbeiten. Planen Sie daher am Anfang Ihrer Pressekonferenz ein paar Minuten für Fotos ein. Die Fotografen schießen ihr Bild und sind danach meist auch gleich wieder weg. Ihre Redaktionskollegen kennen das und werden Ihnen daher für den vorgezogenen Fototermin nicht böse sein. Anders sieht es aus, wenn Sie die Fotografen bis ans Ende der PK warten lassen und sie erst dann fotografieren können. Bei großen, überregional interessanten Ereignissen bzw. Pressekonferenzen sollten Sie schon in der Presseeinladung einen Zeitpunkt für Fotos angeben.

Tipp 3: Erinnerung
Obwohl Sie in Ihrer Einladung um Rückantwort gebeten haben, hat sich kaum ein Redakteur gemeldet? Das ist normal! Im stressigen Redaktionsalltag wird oftmals erst kurzfristig entschieden, ob eine Veranstaltung bzw. Pressekonferenz besucht werden kann oder nicht. Zeit für Antworten auf Presseeinladungen bleibt da selten.

Mailen Sie einfach ein paar Tage vor Ihrer PK eine Erinnerung an alle eingeladenen Redaktionen – und seien Sie darauf vorbereitet, dass sich auch dann nicht alle melden und die meisten unangemeldet kommen!

Tipp 4: Referenten, Pressesprecher, Kontaktpersonen
Legen Sie frühzeitig fest, wer aus Ihren Reihen zu welchem Thema mit den Journalisten und Influencern spricht. Fachthemen sollten beispielsweise von den entsprechenden Experten aus den Fachabteilungen beantwortet werden statt von Vorstand oder Pressesprecher. Aber Achtung: Überfordern Sie die Journalisten nicht! Beschränken Sie die Teilnehmerzahl aus Ihren Reihen auf das nötigste.

Sprechen Sie mit Ihren Referenten und Teilnehmern den Ablauf der PK ab, vereinbaren Sie Redezeiten, die nicht überschritten werden sollten. Bereiten Sie für jeden Namensschilder mit Vor- und Nachname und Funktion vor.

Tipp 5: Konferenzraum und -ort
Reservieren Sie frühzeitig den Veranstaltungsraum für Ihre Pressekonferenz und testen Sie möglichst am Vortag die dort verfügbare Technik. Findet die PK nicht in Ihrem Unternehmen statt, wählen Sie einen Tagungsort, der verkehrstechnisch gut erreichbar ist.

Bei großen überregional interessanten Presseevents, zu denen die Journalisten von weit her anreisen, sollten Sie diesen einen Pressecounter und Arbeitsraum mit einer schnellen Internet- bzw. Wlan-Verbindung einrichten, damit sie die Möglichkeit haben, aktuell vor Ort von Ihrem Ereignis zu berichten.

Tipp 6: Präsentation
Für die Erstellung Ihrer Powerpoint- oder sonstigen Medienpräsentation sollten Sie den Veranstaltungsraum vorab besuchen und den maximalen Abstand zur Leinwand abmessen. Nur so können Sie die passende Schriftgröße wählen, die (bei vielen Teilnehmenden) auch in den hinteren Reihen noch gelesen werden kann. Rechnen Sie dazu den Abstand zur Leinwand und die Leinwandgröße in Ihren Leseabstand zum Monitor und dessen Größe um.

Tipp 7: Pressemappe / digitale Pressemappe
Die meisten Presse- bzw. Medienvertreter bevorzugen digitale Infos, die sie schnell und problemlos weiterverarbeiten können. Mit Printmaterial können Sie sich heutzutage zurückhalten. Drucken Sie aber die zentralen Aussagen aus Ihrer Präsentation aus und fügen Sie sie der Pressemappe bei, die Sie den Journalisten zu Beginn der PK aushändigen.

In die (digitale) Pressemappe gehört außerdem Ihre aktuelle Pressemeldung zu dem Thema, zu dem Sie geladen haben und Kontaktdaten. Ggf. fügen Sie vorhandene Redemanuskripte und Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen sowie Broschüren, Datenblätter und Prospekte bei. Verzichten Sie auf jeden Fall auf eine teure Hülle – die stapeln sich in den Redaktionen und wandern dann doch nur in den Müll.

Fehlende Infos sollten Sie noch während der PK ausdrucken oder – falls dies nicht möglich ist – schnellstmöglich per Mail nachreichen.

Tipp 8: Nützliche Goodies
Nehmen Sie den Medienvertretern ein Stück Arbeit ab, indem Sie Ihnen die Informationen aus der Pressemappe  digital auf einem Stick zur Verfügung stellen (siehe auch Tipp 7). Mit dem Stick haben Sie dann auch gleich ein kleines Pressegeschenk zur Hand, das die Journalisten gerne annehmen. Ebenfalls gut an kommen Arbeitsmaterialien wie Block und Kugelschreiber. Mit Süßigkeiten kann man auch meist nichts falsch machen.

Vorsicht ist bei teureren Geschenken geboten: Hier kommt schnell ein Geschmäckle von Bestechung auf. Also: Finger weg!

Tipp 9: Empfang
Am Tag der PK gilt: Seien Sie ein guter Gastgeber! Gehen Sie auf Ihre Besucher zu, begrüßen Sie sie und lassen Sie sie nicht alleine stehen. Stellen Sie sich Ihnen unbekannten Journalisten, Fotografen und Influencern vor, helfen Sie ihnen, sich zurecht zu finden und brechen Sie mit ein wenig Small Talk das Eis.

Tipp 10: Ablauf der Pressekonferenz
Sorgen Sie dafür, dass aus Ihrem Haus alle Teilnehmenden pünktlich zur Pressekonferenz erscheinen! Pünktliche Medienvertreter sollten Sie nicht bestrafen, indem Sie sie auf unpünktliche Kollegen warten lassen. Bei kleinen lokalen Veranstaltungen reicht es, wenn Sie fünf Minuten warten. Erwarten Sie Gäste mit langer Anreise, sollte auch das akademische Viertel noch im Rahmen liegen. Hier empfiehlt es sich allerdings, von vornherein einen Zeitpuffer zwischen Empfang und Konferenzbeginn zu legen.

Eine Kleinigkeit zu Essen dürfen Sie den Journalisten gerne anbieten. Achten Sie aber darauf, dass die Mahlzeit keine zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt. Wählen Sie Snacks wie belegte Brötchen oder Fingerfood, das sich problemlos während der Konferenz verspeisen lässt.

PRESSEKONFERENZ: VORBEREITUNG, DURCHFÜHRUNG, NACHBEREITUNG

Pressekonferenzen sind nicht mal eben so organisiert, durchgeführt und nachbereitet. Sie kosten Zeit, Geld und personelle Kapazitäten. Aufgaben wie das Erstellen von relevanten Presseverteilern bzw. Medienverteilern, das Schreiben der Presseeinladung und der anschließenden Presseerklärung und die Organisation der PK übernehme ich gerne extern für Sie.

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(C) Autorin: Nicole Marschall | Infonet.byDesign